Maksimalkan Pengelolaan Kearsipan, DPMD Kukar Gelar Rapat Koordinasi Kearsipan

DPMD KUKAR, TENGGARONG – Guna memaksimalkan pengelolaan kearsipan, Dinas Pemberdayaan masyarakat dan Desa (DPMD) Kabupaten Kutai Kartanegara menggelar Rapat koodinasi pengelolaan penataan arsip, Kamis, (02/04/2024) di ruang rapat DPMD Kukar.

Acara yang dibuka Sekretaris Dinas Pemberdayaan masyarakat dan Desa (DPMD), Muhammad Yusran Darma, S.Sos.,M.Si. Dalam rapat koordinasi tersebut menghadirkan narasumber dari tim Audit Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kukar, Harmi Wati.

Dalam sambutannya, Yusran darma menuturkan tujuan dari dilaksanakannya rapat ini diharapkan akan terwujudnya pengelolaan kearsipan yang lebih baik dan maksimal di lingkungan DPMD Kukar. “Seluruh perwakilan bagian Umum dan Bidang yang hadir khususnya yang menangani kearsipan bisa mendapatkan masukan dan pemahaman yang sama sehingga dalam pelaksanaanya kedepan bisa meningkatkan kinerja demi terwujudnya pengelolaan arsip yang baik,”tuturnya.

Terkesan sederhana, akan tetapi menurut dia pengelolaan arsip berperan vital dalam mewujudkan pemerintahan yang baik, transparan dan akuntabel, maka sebab itu dalam pelaksanaanya perlu mengikuti pedoman tentang penyusunan dan penyimpanan kearsipan.

Kabid Kepala Sub Bagian Umum, Ketatalaksanaan dan Kepegawaian, Kartika Sari,A.Ma.,Pd menyampaikan Kendala yang sering terjadi dokumen arsip yang beberapa tahun lalu ketika diperlukan sulit dicari atau ditemukan karena penyimpanan yang kurang rapi. Padahal, arsip tersebut sangat diperlukan, ini persoalan yang perlu diselesaikan. Dan DPMD Kukar harus segera menyelesaikan penyusunan kearsipan karena akan diadakan audit arsip pada tanggal 16 Mei 2024.

Tim audit kearsipan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kukar Harmi wati yang membawakan materi pengelolaan arsip dinamis di lingkungan DPMD Kukar, menjelaskan dalam pengelolaan arsip terbagi dua yakni pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Arsip dinamis terbagi dalam arsip vital seperti surat lelang, akte pendirian dan lainnya. Arsip aktif berupa dokumen-dokumen dibawah yang usianya dibawah sepuluh tahun, sedangkan arsip inaktif dokumen diatas sepuluh tahun. “Meminimalisir arsip inaktif yang tidak tersusun dengan baik. Ini diperlukan SDM yang menginfentarisir dokumen-dokumen arsip sepanjang tahun.

Adapun arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Ia mengingatkan penyusunan arsip terjadi saat pemindahan, pemisahan, dan penyerahan arsip statis. Oleh sebab itu pentingnya pemeliharaan berupa pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, dan alih media arsip.

Sejumlah peserta rapat yang hadir merupakan karyawan di lingkungan Dinas Pemberdayaan masyarakat dan Desa (DPMD) itu terlihat antusias, ini terlihat ketika banyaknya yang bertanya pada sesi diskusi yang dipandu oleh Harmi wati sebagai tim audit kearsipan. (Admin)